“אין חכם כבעל תוכנית", "עסק טוב זה עסק שטוב לו" – הרשנו לעצמנו להמציא פתגמים כדי להעביר את הנקודה – כל עסק, גם הקטן והנישתי ביותר, זקוק לתוכנית עסקית. הרי ללא תכנון, איך אפשר לדעת אם העסק באמת מצליח? כיצד נמדדת ההצלחה הזו בעצם?
הצלחה נמדדת עם תוכנית מסודרת הכוללת מטרות, יעדים, צעדים פרקטיים למימוש המטרות והיעדים הללו, ובחינה מחודשת שלהם אחת לכמה חודשים או בכל מועד אחר שנקבע מראש. רגע לפני שמחשבה על פתיחת עסק עצמאי חולפת לך בראש, מומלץ להקדים אותה במחשבה על תוכנית עסקית.
מהי תוכנית עסקית ולמה היא חשובה?
נתחיל מהפרטים היבשים – תוכנית עסקית היא מסמך המפרט את כל הנתונים של העסק – החל מתחום העיסוק, קהל יעד, מתחרים, ניהול עובדים, יעדים ומטרות וכלים פרקטים למימושה.
לתוכנית העסקית יש חשיבות רבה בהקמת עסק וגם בתפעול עסק קיים, שכן היא מאפשרת לנו לקחת בחשבון את כל התרחישים שיכולים להתממש בעסק, ולהיערך אליהם מראש, בלי הפתעות, או לפחות עם מינימום הפתעות. החל מניהול סיכונים, למשל – מה עושים כאשר העסק בתזרים שלילי? ועד תכנון אסטרטגי להגדלת הכנסות, חדירה לשווקים חדשים, בידול מול מתחרים ועוד.
איך בונים תוכנית עסקית? מבנה כללי:
הקדמה/תקציר
כל תוכנית עסקית מתחילה בתקציר. מטרת התקציר היא לסכם את הסעיפים המרכיבים את התוכנית ואת התוצאות הרצויות. בשפה המקצועית הוא מכונה"Executive Summary", שזה בתרגום חופשי "תקציר מנהלים". המונח נטבע מתוך ההנחה שלמנהלים אין באמת זמן לקרוא תוכניות מפורטות, ומטרת התקציר לאפשר להם לקבל תמונה כללית מבלי לצלול לפרטים הקטנים.
התקציר צריך לכלול בתמצות סקירה כללית של המוצר/שירות/שוק, פירוט על העסק הספציפי ומי עומד מאחוריו. למשל – ממש הבוקר, במהלך צחצוח השיניים, החלטתם לפתוח עסק למברשות שיניים בעיצוב אישי. עליכם לפרט מה המוצר ומאיזה צורך הוא נולד, ולמי הוא הולך להיות משווק, לצורך העניין – לבתי מלון. בתקציר יש לכלול גם כמה מילים על התכנון הפיננסי של העסק, האסטרטגיה השיווקית שלו, כיצד נולד העסק ומתוך איזה מניע או צורך, וכמובן את הפוטנציאל שלו.
תקציר טוב לא צריך להיות ארוך מידי, ובכל זאת יכול להגיע גם לאורך של 2 עמודים או יותר. לכן חשוב לשמור אותו ממוקד ככל האפשר ולשמור על סקרנות הקורא, במיוחד אם דווקא יש לו זמן לקרוא את כל התוכנית ולא רק לרפרף על התקציר.
שימו לב: למרות שהוא מופיע בתחילת התוכנית, כדאי לגשת למלאכת כתיבת התקציר רק לאחר כתיבת התוכנית המלאה, שכן כך הוא יהיה ממוקד ומחובר יותר לתוכנית, ולא רק אסופה של מילים תיאורטיות.
מאפייני המוצר/שירות
איך יודעים איזה עסק כדאי לפתוח? כאשר מזהים צורך שלא מקבל מענה או פתרון מוצלח ממוצר קיים. יש עוד המון סיבות אחרות, אבל מאחורי כל עסק מצליח עומד בסופו של דבר מוצר. המוצר או השירות שהעסק מציע, הם מהות העסק. לא משנה כמה נשקיע בשיווק, פרסום, מיתוג עסקי, יחסי ציבור וכדומה, אם המוצר לא טוב, או שאנחנו לא יודעים להסביר על איזה צורך הוא עונה, הלקוחות ידברו ברגליים, ולכן המוצר הוא מרכז התוכנית. חשוב מאוד לתת לו במה ראויה, ולפרט ככל הניתן, לפי הסעיפים הבאים, וכדי לענות עליהם נשתמש בדוגמא של עסק מברשות השיניים:
- מה המוצר או השירות? למשל, בהמשך לדוגמה למעלה, מברשות שיניים בעיצוב אישי.
- מי מספק אותו? הכוונה היא מי הספק הישיר בין הלקוח לבית העסק, ובמקרה הזה, אנחנו.
- ממה הוא עשוי? (כשמדובר במוצר חומרי) מכיוון שמדובר בעיצוב אישי, ייתכן והמברשות עשויות מכמה סוגי חומרים לבחירה – עץ, במבוק, פלסטיק, גומי, סיליקון, חשוב לפרט ככל הניתן מכיוון שהחומרים יבואו לידי ביטוי בעלויות הייצור וגם בתמחור הסופי עבור הצרכן.
- עלויות ייצור עלויות לפי יחידה אחת כפול כמות שאנו חוזים שנייצר. אם מדובר באתר אינטרנט שמאפשר להזמין אותן, עלויות ההקמה שלו יצטרכו להיכנס גם תחת הסעיף הזה.
- בכמה הוא עתיד להימכר? המחיר הסופי לצרכן ייקבע לפי עלויות ייצור, שיווק וכל הוצאה אחרת שתהיה לעסק, על מנת לכסות עלויות, כולל תוספת שאותה אתם מעוניינים להרוויח בנוסף על העלויות השוטפות.
כל אלו חייבים להופיע בתוכנית, כי בלי מוצר אין עסק. לאחר הפירוט על אופי המוצר יופיעו סקירת שוק ומתחרים, אסטרטגיית שיווק ומכירות וכמובן תחזית פיננסית ותחזית מכירות.
סקירת השוק
החלק הזה צריך לכלול מספר תתי סעיפים -גודל השוק, המתחרים הבולטים, הזדמנויות והערכת סיכונים – כאן המקום לפרט על פוטנציאל ההצלחה של המוצר/שירות ועל הסביבה העסקית בה הוא פועל.
אם נחזור לעסק המומצא שלנו – כמה עוד חברות מציעות מברשות שיניים בעיצוב אישי? מה הגודל שלהן וכמה הן מהוות "איום"/תחרות. מה דריסת הרגל שלהן בשוק ולמי הן פונות? האם הן פונות למוסדות וחברות כמו בתי מלון או ישירות למגזר הפרטי? האם יש קהל יעד שהן לא מכסות ואליו אפשר לפנות או שאנחנו מעוניינים לקחת מהנתח שלהן? (לדוגמא -הורים לילדים לעומת רווקים).
אסטרטגיית השיווק
כוללת מיצוב ומיתוג (תדמית), אסטרטגיית תמחור (מה עומד מאחורי המחיר שקבענו) אסטרטגית חדירה לשוק (כאשר מדובר במוצר חדש), מה יהיו ערוצי השיווק המרכזיים, מסעות לקוח מרגע החשיפה למוצר ועד סגירת עסקה, ומי אחראי על מימוש האסטרטגיה ועל כל סעיף.
ובחזרה למוצר שלנו – העיצוב והמיתוג שלו צריך להתייחס לכל המעטפת של הזמנת המברשות המעוצבות, ולא המברשות עצמן, מכיוון שהן בעיצוב מותאם אישית, ולכן כשזה מגיע למה העסק עושה בפועל, הוא מעניק שירות המתבסס על מוצר סופי.
הצבעים שיבחרו עבור השירות יופיעו באתר, ברשתות החברתיות ובכל הפלטפורמות שנבחר לשווק את השירות דרכן. השפה שבה נבחר לפנות ללקוחות תצטרך להיות מותאמת לקהל היעד – אם אנחנו פונים לבתי מלון, זו תהיה פניה מקצועית ורשמית, אם אנחנו פונים לאנשים פרטיים כמו ילדים (ובמקרה הזה, להורים שלהם) הפניה תיעשה בהתאם. וכמובן צריכה להופיע התייחסות לאיך אנחנו מגיעים אל הלקוחות האלו – איך יוצרים קשר עם בתי המלון למשל.
תכנון פיננסי ותחזית מכירות
הסעיף הזה מציג הערכות להווה ולעתיד הפיננסי של העסק. לצורך העניין – כמה יחידות העסק מעריך שימכרו ברבעון הראשון, מה הן ההוצאות הצפויות עבור ייצור/יבוא, שיווק וכדומה, ולאחר שנחסיר את סכום ההוצאות מסכום ההכנסות נקבל שורת רווח, לפני הוצאות קבועות. יש להציג את החישוב הזה גם עבור הרבעונים הבאים, ולקחת בחשבון הוצאות קבועות, ניהול תזרים מזומנים, ולציין מראש כל השקעה הכרוכה בהקמת העסק וקידומו, בין אם מדובר בייעוץ משפטי, ציוד וחומרים, שיווק, פרסום וכדומה.
בעסקים חדשים חשוב לכלול גם סעיף המפרט על המשאבים המושקעים בהקמת העסק, בהנחה שהוא עוד לא מייצר רווחים, ולפרט על מקורות ההשקעה בין אם מדובר בהון עצמי, גיוס משקיעים או כל מקור אחר.
אנשים ונכסים
בין אם מדובר בעסק קטן או גדול, חשוב לכלול פירוט מלא של מבנה העסק, מי העובדים בו גם כאשר מדובר רק באדם אחד, מה צורת ההתאגדות של העסק (פרטית, ציבורית, עוסק), מה הרקע ממנו מגיעים העובדים בעסק במידה ולא מדובר בעסק של אדם אחד, ומה התרומה המקצועית או האישית שלהם לעסק – בין אם מדובר בניסיון מקצועי מקדים או מערכת קשרים רלוונטים לתחום. ובחזרה למברשות השיניים – אולי יש מישהו בעסק שיש לו רקע במלונאות או מכיר אנשים שעובדים בבתי מלון, ומערכת הקשרים שלו יכולה להועיל בחשיפה ללקוחות מסוג זה.
טיפים לכתיבת תוכנית עסקית
- קצר ולעניין – מומלץ לשמור על תמציתיות ולכתוב בצורה ברורה וממוקדת.
- למי התוכנית מדברת? – חשוב להתאים את סגנון הכתיבה לקהל היעד של התוכנית כדי ליצור הזדהות כבר מהמילה הראשונה.
- לא לפחד לחלום – מטרת התוכנית היא להראות את הפוטנציאל של העסק וזה המקום לפרט על כך, ולא לדלג על שלבים או לחפש קיצורי דרך. כמובן, תוך הקפדה על כתיבה עניינית וממוקדת.
לסיכום, עד שכבר החלטת לפתוח עסק, כדאי שתהיה לו גם תוכנית עסקית שתלווה אותו. אומרים שרוב העסקים החדשים נסגרים אחרי שנתיים, תוכנית עסקית ממוקדת ומסודרת היא הדרך לנצח את הסטטיסטיקה, ומערכת דיגיטלית לניהול הספרים של העסק כמו מורנינג של חשבונית ירוקה, היא השותף המושלם להתחיל איתו את הדרך.
