רואים קליפים ב-YouTube, שומעים מוזיקה ב-Sound Cloud (או כל אפליקציה אחרת) ושולחים קבצים ב-Dropbox? מצוין, אז אתם צרכני ענן משופשפים. היתרון ברור – הענן מנגיש מידע שאינו מצוי על הסלולרי או המחשב שלנו, אבל זמין לנו בשניהם כמעט מכל מקום ובכל שעה.
כבר כמה שנים שהענן נתפס כברירת מחדל – להעביר קובץ גדול ללקוח או לשמור תמונות כי הזיכרון בטלפון או במחשב כבר לא מספיקים. כן, הרבה בזכות עשרות הסרטונים המיותרים שרצים לכם ב-WhatsApp או סרטי ה-4k ש"רכשתם".
איך זה קשור לעסק שלי?
במעבר חד, טכנולוגית ענן מציעה מהפכה משמעותית בכל מה שקשור לגישה מהירה לשירותים ולמידע.
כשמידע ושירותים מרוכזים וזמינים במקום אחד, קל להגן עליהם.
גם עסק של אדם יחיד יכול להרוויח מהענן, בעיקר גיבוי ואחסון, אך עיקר התועלת היא לצוותים של מספר אנשים. אז השירותים יאפשרו לשתף יומנים ותיקיות בין עובדים, לתת הרשאות ללקוחות או קולגות ולנהל דברים בצורה מרוכזת.
אחסון וגיבוי
כל הקבצים שלכם מצויים במחשב שלכם. נהדר, הכל מסודר בתיקיות. ומה קרה אם הכלב אכל לכם את המחשב, גנב אכל לכם את הדירה או שכמויות הקבצים אכלו לכם את כל נפח הדיסק? שמירת המידע בענן תאפשר לכם נגישות למידע מכל מקום, גם מהמשרד וגם בפגישות, ותבטיח גיבוי במקרה שהמחשב יקרוס. כמו כן, היא תאפשר שליחה של הרשאות תצוגה או עריכה למי שתרצו.
הפתרונות המובילים הם Dropbox, המספק 2GB של אחסון חינם; Google Drive עם 15GB חינמיים (אבל למי שעבוד עם ג'ימייל, זה כולל את נפח האחסון של המיילים) ו-One Drive של מיקרוסופט שמציע גם 5GB חינמיים. בכולם יש תכניות הרחבה בעלויות נמוכות או כחלק מחבילות שירות כאלה ואחרות.
כדאי לציין שאחסון בענן של גוגל או מיקרוסופט מתאימים לעריכת קבצי Office. כלומר, על גבי הדפדפן יפתח עורך שיאפשר לכם עריכה מלאה של המסמכים. שירותי גוגל מתאימים מאוד למי שעושה שימוש רב בסביבת Gmail ואילו אופציית One Drive מתאימה למי שהולך על שירותי ה-Office בענן – ועל כך, מיד בפרק הבא 🙂
שיתוף קבצים, מיילים ויומנים בענן – Office 365
Office מכירים? אז הגרסה של יישומי ה-Office בענן היא Office 365 – עם כל התוכנות המוכרות, רק כשירות להשכרה במקום בהתקנה על המחשב שלכם. כשירות ענן, Office 365 ניתן לרכישה על בסיס תשלום חודשי, החל מ-30 ש"ח למשתמש לחודש (כולל אחסון בנפח 1TB). רישיון בעלות של 43 ש"ח לחודש תאפשר לעבוד על חמישה מכשירים שונים, תחת אותו משתמש. למשל, להיכנס דרך מחשב נייח, נייד, טאבלט והסלולר.
הכניסה אל Office 365 היא דרך דפדפן האינטרנט במסך כניסה (מזינים שם וסיסמה), לאחריה תגיעו אל כל היישומים שלכם, כגון Word, Excel, OneNote ו-PowerPoint.
על פי העיקרון של עבודה בענן, תהיה לכם גישה מכל מקום לדואר אלקטרוני, מסמכים חשובים, אנשי קשר ולוחות שנה, וזאת באמצעות כל התקן כמעט (כולל מחשבים אישיים, Windows Phones, iPhone, Android). עבור עסק שמתנהל לדוגמה עם סוכני שטח, כל שיחות הטלפון לתיאום פגישות, פתקים הוא הודעות עם משימות – יכולים להיעשות בצורה מנוהלת ומבוקרת. ובעצם, התזמור הבירוקרטי של העסק הופך פשוט יותר
גיבוי מסמכים בחשבון morning עם Google Drive
וכמובן, אנחנו כאן לספק פתרונות טכנולוגיים. בחשבון שלכם במורנינג אפשר לגבות באופן אוטומטי את כל המסמכים והדוחות שתפיקו.
כמובן שכל המידע בחשבון שלכם שמור ומגובה למשך 7 שנים, אבל הנה פעולה שתעשה שקט בראש וגיבוי בלב (ובענן).
עם הגיבוי לגוגל דרייב כל המסמכים והדוחות שלכם יסונכרנו באופן אוטומטי לתיקיות המתאימות בחשבון הדרייב שלכם. גם את ההוצאות שנשמרו בדרייב תוכלו להעלות לחשבון ישר משם.
את תיקיית הדרייב תוכלו לשתף עם רואה או רואת החשבון שלכם, כך שאת כל המידע לקראת סוף שנה הם יוכלו לקחת משם.
איך מפעילים את הגיבוי בחשבון? כל המידע כאן
בשורה התחתונה: אם העסק שלכם הוא אתם והמחשב שלכם, גיבוי מידע הוא קריטי. ואם בעסק שלכם מועסקים עוד עובדים, או לצורך העניין פרילאנסרים על בסיס קבוע, תוכלו לגלות שענן היא דרך נוחה להיות מסונכרנים ומוגנים יותר.
