במאמר הראשון בסדרה ראינו איך אפשר לארגן את יום העבודה כדי להשיג אפקטיביות מרבית במינימום מאמץ. הפעם, בת-חן משלימה את המסע בעקבות הזמן האבוד עם 3 כלים דיגיטליים שיעשו לכם סדר מופתי בשולחן העבודה ובעומס המידע והמשימות שלכם.
כל התוכן אצלכם ב-Pocket
Pocket הוא כלי לכידה לתכנים והפתרון לכל העצמאים שפותחים אינסוף טאבים בדפדפן כי "יש כל כך הרבה מאמרים חשובים שמתישהו נגיע אליהם". אל תזלזלו בתחושת המחנק, הלחץ וההחמצה שמעורר העומס הויזואלי הקבוע הזה.
כדי להתמודד עם עומס התכנים, Pocket מאפשר לשמור תכנים וסרטונים לקריאה מאוחרת. Pocket לוכד רק את הטקסטים והסרטונים שבדף, כך שהתכנים שהוא לוכד נקיים לחלוטין מבאנרים, פרסומות, סרגלי ניווט ועוד, דבר שמאפשר לנו לקרוא את התוכן בחצי מהזמן.
חשוב להבין ש-Pocket הוא לא התחנה האחרונה לתכנים, אלא תחנת מעבר בלבד. אם קראתם ומיציתם, מחקו את התוכן. אם אתם רוצים לעבוד עם התוכן שקראתם, העבירו אותו למייל, לגוגל דרייב או לכלי אחר שמשמש אתכם.
כמה דברים חשובים על השימוש ב-Pocket:
הורידו אותו מחנות התוספים של כרום, בנייד או בטאבלט שלכם.
כשאתם מורידים אותו, עשו זאת לכל המכשירים איתם אתם עובדים כדי לסנכרן ולרכז את כל התכנים כשתהיו מעוניינים לקרוא אותם ביום ושעה ייעודיים לקריאה (שימו לב: אל תקראו את מה ששמרתם בפוקט בזמן שאתם עובדים ו/או בודקים מיילים. להיפך – רצוי בכלל לא לקרוא את הפוקט בלפטופ אלא דווקא בטאבלט כשאתם לא ליד שולחן העבודה) .
אפשר לשמור בו רק תכנים שנפתחים בדפדפן (כלומר, ניוזלטרים או תכנים ברשתות חברתיות תצטרכו לפתוח בדפדפן כדי ללכוד ב-Pocket)
כל המאמרים בו קריאים גם באופליין, כך שאתם לא חייבים חיבור לאינטרנט כדי לצפות בסרטונים או במאמרים ששמרתם. מה שהופך אותו לכלי עבודה מצוין בזמן טיסות, בין פגישות או שכיבה בסלון.
אם אתם רוצים להחזיר תוכן מסוים לתיבת המייל שלכם, אין בעיה. פשוט חברו כלי נוסף כמו IFTTT ויש לכם סנכרון מושלם ושולחן עבודה מנוהל!
כרטיסיות למשימות – Google Keep
סביר להניח שגם אתם מנהלים את התקשורת שלכם בכלים מבית גוגל: מייל, הנגאאוט, צ'אט ודרייב. אחד המרכיבים שמשלימים את סט הכלים הגוגליים הללו הוא Google Keep, המספק לכם מחברת, לוח משימות ושולחן השראה דיגיטלי.
Google Keep מאפשר לכם לפתוח כרטיסיות עבודה בכל תחום שתרצו. תוכלו להעתיק לכרטיסיה לינק, תמונה, סקיצה ששרבטתם ועוד. עם הורדת הווידג'ט תוכלו ללכוד מידע, ליצור לוח השראה, לנהל רשימת מטלות, לסנכרן עם היומן ולשתף אחרים.
כדי לעבוד איתו באופן חכם – שימרו אותו פתוח אצלכם בלפטופ כל הזמן, כך שתוכלו כל הזמן לרוקן אותו ולהעביר משימות ממנו למייל וליומן.
Padlet – לוח לרעיונות, השראה ותוכן
Padlet דומה במהותו שלו ל-Google Keep, אבל מציע חווית משתמש מעוצבת ונוחה יותר מהראשון לניהול מאגר רעיונות ומידע. ב-Padlet תוכלו ליצור לוחות לכל נושא שתרצו: השראה, תחביבים, תמונות מהחופשה, או חומר רקע למצגת עסקית. בכל לוח תוכלו ליצור עמודות נושא, גם הן בצורת כרטיסיות, ולצרף תמונות, לינקים, הקלטות ועוד. באפליקציה תוכלו להוסיף גם תמונות שצילמתם בנייד ולשתף חברי צוות או לקוחות בלוחות שיצרתם.
למי הכי טוב להשתמש בפאדלט? למי שנותן שירותים לאחרים בחברה – כך לא תצטרכו לשלוח חומרים במייל אלא כולם מתחברים ללוח אחד וממנו מורידים את החומרים הויזואלים בקלות ובמהירות.
קחו את הזמן, במקום לרדוף אחריו
אברהם לינקולן אמר פעם שאם הוא היה נדרש לחטוב עץ ב-6 שעות, הוא היה מקדיש את 4 השעות הראשונות להשחזת הגרזן. ניהול זמן ועבודה עם כלים נוחים הם תהליכים שצריכים ללמוד, להטמיע ולהתאמן עליהם. קחו את הזמן להכיר את הכלים הדיגיטליים, או הירשמו לסדנה הקרובה ותכירו את השיטה שתלווה הרגלי העבודה החדשים שתסגלו לעצמכם.
