לכאורה, ניהול הוצאות העסק הוא עניין דיי טריוויאלי – הרי ברור שחייבים לפקח על ההוצאות של העסק כדי להבין האם העסק הוא רווחי. אלא שמלבד שורה בדוח רווח-הפסד של העסק, להבנה מעמיקה של הוצאות העסק יש חשיבות גדולה מאוד עבורכם בכל הנוגע לדיווחים למס הכנסה, ולצמצום גובה מס ההכנסה אותו תצטרכו לשלם על הרווחים שלכם. לכן, ניהול הוצאות עסק, הוא תהליך חשוב.

כדי להבין איך זה עובד, חשוב להתעכב לרגע ולהפנים עובדה חשובה בנוגע למס ההכנסה אותו אתם משלמים לרשות המיסים. למרות השם הרשמי שלו, המס אותו אתם משלמים הוא לא על ההכנסה של העסק, אלא על הרווח של העסק. כלומר, נניח והקמתם עסק המתמחה בייצור דובוני גומי, ומכירות דובוני הגומי שלכם הניבו לכם הכנסה של 1000 ש״ח. האם זהו הרווח שלכם? כמובן שלא, היות וממנו יש לנכות את ההוצאות שלכם על חומרי גלם (ועוד הוצאות נוספות כמו זו שביצעתם כדי לרכוש את מכונת דובוני הגומי שלכם, או לטובת פרסום העסק, אבל נגיע לזה בהמשך). 

בשורה התחתונה – אם ההוצאות שלכם הסתכמו ב-200 ש״ח, תשלמו מס הכנסה רק על הרווח שלכם – 800 ש״ח. לכן, ניהול עסק חכם כולל מעקב קבוע אחרי ההוצאות תוך תיוק (ידני או דיגיטלי) של הקבלות, כדי לצמצם את הרווחים ולהוזיל עלויות מיסים. כפי שאתם ודאי מנחשים, לא כל הוצאה אפשר ״להעמיס״ על העסק. כדי שהוצאה כלשהי תנוכה ממאזן הרווחים שלכם, היא חייבת להיות הוצאה מוכרת. 

מהי הוצאה מוכרת?

״הוצאה מוכרת״ היא כל הוצאה לגיטימית שהוצאה לצורך התפעול השוטף של העסק וייצור הכנסה. למשל, ההוצאות שלכם על המרכיב הסודי של דובוני הגומי שלכם, זה שאתם לא מוכנים לגלות לאף אחד, ביחד עם כל חומרי הגלם האחרים הנדרשים להכנתם של הדובונים, הן הוצאות מוכרות במס.
לעומת זאת, החופשה הפרטית למאוריציוס שרכשתם כדי לפנק את עצמכם רגע אחרי מכירת הדובון המיליון בעסק שלכם אינה הוצאה מוכרת, היות ואינה תורמת לייצור הכנסה או תפעול העסק. חשוב להבין את זה במסגרת ניהול הוצאות עסק.

הוצאה מוכרת חלקית 

על אף הנאמר בסעיף הקודם, לא כל הוצאה, גם אם היא מייצרת באופן ישיר הכנסה עבור העסק, תוכר במלואה ברשויות המס. במילים פשטות – ישנן סוגי הוצאות עבורן נקבעה מגבלה, בד״כ באחוזים, לסכום אותו ניתן יהיה להגדיר כהוצאה מוכרת. 

לדוגמא, הוצאות הביגוד היומיומי שלכם, מחולצה ממותגת לעסק ועד חליפה אותה אתם לובשים כשאתם נפגשים עם משקיעים בתחום דובוני הגומי, תחשב הוצאה מוכרת, אך עד גובה 80% מההוצאה בלבד, וגם כאן יש כמה סייגים: הלבשה תחתונה אינה הוצאה מוכרת. גם בגדי ספורט, איפור, ואפילו השעון המהמם שתואם בדיוק לחליפה שלכם, אינם מוכרים כלל כהוצאה מוכרת (כמובן, בהנחה שאנחנו בעסקי דובוני הגומי. אם העסק שלכם קשור לעולם הספורט או האיפור למשל, זו בהחלט יכולה להיחשב הוצאה מוכרת). 

הוצאה מעורבת

הטלפון הנייד שלכם אמנם משמש אתכם בחלק מהזמן לתפעול שוטף ולניהול העסק, אבל בשאר הזמן אתם משתמשים בו לצרכים הפרטיים שלכם, ולכן מדובר בהוצאה מעורבת, שהיא למעשה כל הוצאה שמערבת בין החיים הפרטיים שלכם לניהול העסק כמו הוצאות דלק, או משכנתא/שכירות/ארנונה אם העסק ממוקם בבית. ההוצאה המעורבת, תוכר רק בחלקה על פי האחוזים המצוינים בחוק בהתאם לסוג ההוצאה. למשל, בכל הנוגע לתשלום ארנונה, ניתן להזדכות על הסכום היחסי בהתאם לשטח היחסי מכלל הדירה המשמש לניהול העסק. 

סוגים נוספים של הוצאות 

חוץ מ-3 סוגי ההוצאות שהזכרנו למעלה, ישנם עוד כמה סוגי הוצאות שהן חלק קבוע בניהול עסק, למשל ההוצאות על הרכוש הקבוע שלכם כמו מחשב, רכב, ריהוט וכדומה. עבור ההוצאות הללו, תוכלו להזדכות בכל שנה רק על חלק מהסכום בהתאם לחוק. כך למשל, עבור רכב תוכלו להזדכות בכל שנה על 15% משוויו. אם רכשתם מחשב חדש לעומת זאת, תוכלו להפחית 33% מההוצאה במשך 3 שנים הוצאה זו נקראת הוצאת פחת.  

כמובן, ישנן מגוון הוצאות נוספות שלא בהכרח נופלות אל תוך אחת הקטגוריות הללו, אבל גם הן חלק בלתי נפרד מניהול עסק תקין, ולכן חשוב תמיד להתייעץ עם רואה החשבון או יועץ המס שלכם לגבי הוצאות שאתם לא בטוחים לגביהן. לעיתים תופתעו לגלות שהוצאות שלא חשבתם שרלוונטיות לדיווח בהחלט יכולות להיות מנוכות ברמה כזו או אחרת מהרווחים שלכם. 

את כל המידע הרשמי הנוגע להוצאות נמצא בסעיף 17 (ניכוי הוצאות) בפקודת מס ההכנסה.

איך מבצעים ניהול הוצאות בצורה נכונה? 

ניהול שוטף ומעקב קבוע אחר ההוצאות הוא אחד מאבני היסוד של ניהול עסק. למה כל כך חשוב לעקוב אחר ההוצאות? כי רק עם ניהול הוצאות נכון ויעיל, ובשילוב נתוני ההכנסות שלכם, תוכלו להבין (ואפילו די בקלות) את התשובה לשאלה הכי חשובה: כמה כסף נשאר לכם בכיס בסוף החודש, או במילים אחרות – האם העסק שלכם רווחי, כמה הוא מרוויח או מפסיד, וממה מורכבות ההוצאות שלכם. איך עושים את זה? החל מקובץ אקסל ועד פתרונות מתקדמים יותר:

ניהול הוצאות דיגיטלי חכם כחלק בלתי נפרד מניהול העסק

מה יותר פשוט מלנהל קובץ אקסל? לתת למערכת דיגיטלית חכמה לעשות את העבודה בשבילכם. כפי שאתם מנחשים, קיימים לא מעט פתרונות דיגיטליים לניהול העסק המציעים גם אפשרות לניהול הוצאות דיגיטלי, או במילים אחרות – אתם מזינים את ההוצאה במערכת, והיא כבר תעשה עבורכם את החישובים והניתוחים, ותפיק עבורכם דוחות תואמים שילמדו אתכם קצת יותר על העסק שלכם. 

אגב, בחלק מהמערכות המתקדמות, כמו מורנינג,  ניתן לצלם את הקבלות ולהעלות אותן ישירות למערכת ניהול ההוצאות, תוך סריקה אוטומטית של הנתונים הרלוונטיים מהחשבונית (סכום, תאריך, שם העסק וכו׳). במערכות ספציפיות אפשר גם להעביר אוטומטית לשורת ההוצאות קבלות שהתקבלו במייל. קל, נוח יעיל, וחוסך המון עבודה שחורה. 

חשוב לציין: גם אם אתם משתמשים במערכת חכמה לניהול הוצאות העסק שיודעת לשמור את הקבלות שלכם, על פי חוק אתם חייבים לשמור בצד גם את הקבלות הפיזיות.

ניהול הוצאות ״ידני״

אם אתם פחות בעניין של טכנולוגיה ומעדיפים לנהל את ההוצאות ידנית, כל מה שתצטרכו כדי לנהל את ההוצאות של העסק ברמה סבירה ומספקת הוא גיליון Excel ריק והרבה אחריות והתמדה. איך זה עובד? יוצרים טבלה ובה מספר שדות בסיסיים: סוג ההוצאה, תיאור ההוצאה, תאריך ההוצאה, סכום ההוצאה, מע״מ (ניתן להוסיף שדות לבחירתכם במידת הצורך). בכל פעם שהעסק מוציא כסף מעדכנים את ההוצאה בטבלה. מטבע הדברים, ניהול ידני הוא מסורבל יותר ויקשה עליכם להסיק תובנות מהירות מהנתונים, או במילים אחרות – לגמרי אפשרי, אבל הרבה פחות יעיל.

בשורה התחתונה – מה עדיף? 

כל עוד אתם מקפידים על ניהול הוצאות ומעקב אחריהן ושולטים בחלק הזה של העסק, הכל בסדר. ובכל זאת, קל להבין שניהול דיגיטלי הוא בעל יתרונות חשובים:

  • דרך פשוטה ומהירה לתעד את ההוצאות עם אפשרויות ״ייבוא״ אוטומטיות של הקבלות שלכם ישירות למערכת, בדרך לניהול עסק נוח יותר. 
  • קל מאוד לסווג את ההוצאות ולדעת להבדיל בין סוגים שונים של תנועות כספים החוצה מהעסק. 
  • האפשרות להפיק סוגים שונים של דוחות בלחיצת כפתור ובלי סיבוכים מיותרים.

לסיכום: ניהול הוצאות הוא חלק בלי נפקד מניהול העסק, ולמעשה מהווה תשתית להתנהלות פיננסית נכונה, או במילים אחרות – בסיס לעסק מצליח.