בעולם הנהלת החשבונות יש לא מעט מושגים שכמעט כולם מכירים: קבלה, מע״מ, חשבונית מס וכו׳. לעומתם, יש מושג אחד מיוחד, עוף מוזר, כזה שלא תמיד מבינים לגמרי בדיוק מה הוא אומר – ולמעשה רבים מאיתנו מעולם לא שמעו עליו: חשבונית עצמית. אז מתי מפיקים חשבונית עצמית, מי צריך להפיק אותה ומה זה בכלל? הנה התשובות.

מה זה חשבונית עצמית?

חשבונית עצמית כשמה כן היא – חשבונית שהעסק מפיק עבור עצמו. זה נשמע קצת מורכב, אבל למעשה זה די פשוט: חשבונית עצמית היא הדרך של בעל העסק להפיק חשבונית במקום נותן שירות שלא יכול לספק לו חשבונית בעצמו.

נניח, למשל, שאתם שוכרים משרד עבור העסק שלכם, ובעל הנכס שלכם הוא אדם פרטי ולא ישות מוכרת במס ההכנסה (כלומר אין לו תיק במע"מ ובמס הכנסה). אותו אדם יכול לקבל מכם כסף בכל חודש, אבל הוא לא יכול להוציא לכם קבלה על העסקה. מה זה אומר? ללא קבלה לא ניתן לדווח על ההוצאה ובהמשך ליהנות מזיכוי המס הרלוונטי. מה עושים? זה בדיוק הרגע להשתמש בחשבונית עצמית.

חשבונית עצמית, בין אם היא מופקת בכתב ובין אם כחשבונית דיגיטלית, למעשה מאפשרת לבעל העסק להפיק חשבונית עבור עצמו. אותה עסקה שהזמין הרי מתבצעת, אך מי שאמור להיות נותן השירות הוא לא עסק בפני עצמו, כך שבעל העסק שהזמין את השירות מוציא את החשבונית לעצמו, כאילו השכיר את המשרד לעצמו. מדוע נדרש לעשות כך? מסיבה אחת מרכזית: כדי להבטיח שהעסקה מדווחת לרשויות המס.

לדוגמה, נגיד שיש לכם חנות בלונים

יום אחד אתם נתקלים בסוג חדש של חוטים לבלונים, שמייצר חבר בכיף שלו בבית ולא במסגרת עסק. אתם משלמים לו עבור ערימה גדולה של חוטים וחוזרים לחנות שלכם. מכיוון שאתם צריכים למצוא מתלה מתאים לחוטים, אתם מתייעצים עם חבר אחר, מהנדס ומשלמים לו. לבסוף, כדי להשיק את קולקציית החוטים החדשה, אתם משלמים לאחיין שלכם, שיעשה לכם קמפיין חד פעמי בפייסבוק.

במעשיית הבלונים הזו, צרכתם שירותים משלושה אנשים, שאף אחד מהם לא ישות עסקית: יצרן חוטים, מהנדס ומשווק.

כל אחת מההוצאות הללו, כאשר היא מתועדת בצורה מדויקת ולגיטימית בחשבונית עצמית, מסייעת בגיבוש תמונה פיננסית ברורה של העסק. חשוב לבעל העסק לוודא שההוצאות הללו קשורות אך ורק לעסק ולשמור על תיעוד מתאים לכל אחת מהן, שכן הן יהיו הכרחיות להגשת מס וביקורות אפשריות.

מתי מוציאים חשבונית עצמית?

כאמור, ישנם לא מעט מצבים שבהם ניתן להוציא חשבונית עצמית. הנה כמה דוגמאות:

• עסק המשכיר נכס מאדם פרטי שלא מנפיק חשבוניות וקבלות
• הזמנת איש אקדמיה להרצאה פרטית (כלומר כזו שלא מתבצעת מטעם המוסד האקדמי שבו הוא עובד)
• מהנדס או איש מקצוע אחר, שמבצע עבודה ספציפית ופרטית עבור עסק
• כאשר הרכישה נעשית מגורם שלא מוכר לרשויות המס בישראל
• רכישת מוצרים בחו"ל, כאשר לא ניתן לקבל חשבונית מהעסק המוכר

נזכיר שסוגיית חו"ל חשובה כאן מאוד: אם עסק רוכש מוצרים עבור עצמו בחו"ל, מעסק שלא יכול להנפיק חשבונית 'כשרה' בארץ, הוא עשוי לאבד את היכולת להצהיר על ההוצאה כהוצאה מוכרת (כלומר כזו שתאפשר קיזוז מיסים). חשבונית עצמית הכרחית במקרה כזה, שכן היא יכולה לאפשר חיסכון כספי לא קטן.

המטרה של חשבונית עצמית

חשבונית עצמית מאפשרת לבעלי עסקים לתעד כראוי את ההוצאות העסקיות המוכרות שלהם. תיעוד זה חיוני לצורכי חשבונאות ומס. על ידי הכללת הוצאות אלו בדו"חות הכספיים שלהם, בעלי עסקים יכולים להבין ולנתח במדויק את עלויות התפעול שלהם, המשפיעות על רווחיות העסק.

בנוסף, לחשבונית עצמית יש תפקיד קריטי בניהול המס. רישום ההוצאות מאפשר לבעלי עסקים לקבל בגינן ניכויים או זיכויים בהחזרי המס שלהם.

חשבונית בחיוב עצמי יכולה להכיל מגוון הוצאות של בעל עסק במהלך ניהול העסק שלו. הוצאות אלו חיוניות לתפעול וצמיחת העסק ומוכרות ככאלה לצרכי חשבונאות ומס.

מה יכולה לכלול חשבונית עצמית?

חשבונית עצמית יכולה לכלול אלמנטים מגוונים, הקשורים להתנהלות של כל עסק. בכל מקרה, חשוב לזכור כי מפיקים חשבונית עצמית רק כשמדובר בעסקאות מול אנשים פרטיים ולא מול עוסקים.

חשבונית עצמית יכולה לצאת בין השאר על:

1.  ציוד משרדי: ניירת, מדפסות, מחשבים, פתרונות תוכנה וחומרה, פתרונות אבטחת מידע ועוד.

2.  חומרי גלם ואספקה.

3.  הוצאות נסיעות עסקים, לרבות כרטיסי טיסה, לינה במלון, השכרת רכב, דלק, ביטוחים, חלק מהארוחות.

4.  עמלות עבור שירותים מקצועיים כמו הנהלת חשבונות, ייעוץ משפטי, ייעוץ ושיווק, במיוחד כאשר שירותים אלו ניתנים על-ידי אנשי מקצוע בלתי תלויים שאינם מספקים חשבונית סטנדרטית.

5.  הכשרה והשכלה ההכרחיות לשמירה על תחרותיות העסק. ניתן לכלול עלויות הקשורות לפיתוח מקצועי, כגון קורסים, סדנאות וסמינרים המשפרים כישורים עסקיים או ידע בתעשייה.

6.  פרסום מקוון, חומרי הדפסה ואירועי קידום מכירות. שיווק אפקטיבי חיוני לצמיחה ולנראות של העסק.

7.  קבלת שירות מגורם שלא רשום כעסק, לדוגמה, הרצאה או ייעוץ מסוגים שונים, כלכלי או הנדסי הניתנים באופן חד פעמי.

8.  צריכה של שירותים או מוצרים מחו"ל: ייבוא חומרי גלם או מוצרים אחרים לשימוש בעסק, קבלת שירות ואפילו הוצאות פרסום בפלטפורמות בין-לאומיות. 

חשבונית עצמית של עוסק פטור

כבר הזכרנו מקודם שבכל הקשור לחשבונית עצמית, עוסק פטור הוא עניין קצת מיוחד, משום שעוסק פטור לא רשאי לגבות מע"מ – הוא מוציא רק קבלות ולא יכול להפיק חשבונית מס. מצד שני, יש עסקאות שהוא חייב לדווח עליהן ולשלם את המע"מ. למשל, כאשר קיבל שירות מאדם פרטי, תושב חוץ או ספק בחו"ל.

כדי שהוא יוכל לקבל החזר  על המע"מ, העוסק הפטור צריך לפנות למשרדי מס ערך מוסף ולקבל אישור לעסקה. בפועל, הפקיד במע"מ יוציא עבורו חשבונית מס, הכוללת את פרטי העסקה.

במקרים מסוימים, נותן השירות יגש ללשכת מע"מ ולא מקבל השירות. שם הוא יוכל לדווח על עסקה חד פעמית (הנקראת עסקת אקראי) ופקיד המע"מ יחליט בהתאם למחזור העסקאות השנתי, אם החשבונית הזו תכלול מע"מ או לא.

האם חשבונית עצמית נחשבת כהוצאה מוכרת?

בקצרה – כן!

באריכות – זה אמנם די מבלבל, כי העסק שלנו הוציא את החשבונית, אבל חשבונית עצמית נחשבת למעשה להוצאה של העסק ולכן ניתן להגיש אותה כהוצאה מוכרת למס הכנסה. 

חשוב לציין שהצד שסיפק את השירות (זה שבגינו הוצאנו את החשבונית העצמית) לא יכול להשתמש בחשבונית העצמית שהוצאנו כהוצאה מוכרת עבורו. ברוב המקרים זה בכלל לא עניין שעולה, כיוון שאת החשבונית העצמית אנחנו לרוב נוציא כי הצד השני הוא בכלל לא עסק שיכול להנפיק חשבונית.

איך מוציאים חשבונית עצמית?

הפקת חשבונית עצמית היא כמו הפקה של כל חשבונית מס אחרת. ההבדל המשמעותי ביותר הוא שבשם נותן השירות (שעבורו נכתבת החשבונית) עליכם לרשום את השם שלכם – ולכן זו נחשבת חשבונית עצמית.

חשוב להגיד: הוצאת חשבונית עצמית היא לא משהו שאפשר לעשות כך סתם, בטח ובטח אם אתם עוסקים פטורים (שאינם יכולים לגבות מע"מ). התהליך שצריך לעשות כדי להוציא חשבונית עצמית הוא יחסית מורכב וכולל את הצעדים הבאים: 

• בעל העסק נדרש לפנות קודם למשרדי מע"מ באזור הרלוונטי, ולקבל שם אישור להנפקת החשבונית העצמית.
• לאחר קבלת האישור, ובמקרים שבהם יש צורך בהנפקת החשבונית העסקית, העוסק הפטור יצטרך לגשת שוב פיזית למשרדים, ולבקש מאנשי מע"מ להוציא את החשבונית בשמו. 
• רק כך יכול עוסק פטור, למעשה, להוציא חשבונית עצמית.

מהי חשבונית עצמית ואיך להפיק אותה באמצעות מערכת מורנינג?

עוד כמה עובדות חשובות על חשבונית עצמית

• חשבונית עצמית לא נכללת בדיווחי מקדמות למס הכנסה – משום שהיא בעצם ״מתקזזת״, שכן חשבונית עצמית מהווה גם הכנסה וגם הוצאה, למעשה. בהתאם לכך, גם המע"מ מתקזז בחשבונית כזו.

• הבקשה להוצאת חשבונית עצמית נעשית (כאשר מדובר בעוסק מורשה או בחברה בע"מ) באמצעות טופס ייעודי שנשלח לרשויות המע"מ.

• בחשבונית העצמית חשוב לכתוב את הפרטים של מקבל התשלום ואת תיאור העסקה.

• כשמדובר בחשבונית עצמית לרכישה מוכרת במס מחו"ל, אפשר לרכז זאת באופן חודשי לחשבונית אחת, כדי להימנע מכתיבת שורה ארוכה של חשבוניות עבור כל רכישה בנפרד.

• מערכות המספקות שירותי חשבונית אונליין, כמו מורנינג של חשבונית ירוקה, מאפשרות להנפיק גם חשבונית עצמית.

לסיכום

כשמבינים את הרציונל מאחורי הצורך בחשבונית עצמית, העניין נראה פשוט למדי – והוא הופך פשוט עוד יותר כשמפיקים אותה בצורה דיגיטלית. חוץ מהחיסכון בטרטורים ובירוקרטיה מול הרשויות, קל יותר לעקוב אחריה, לתעד אותה ולראות את הקיזוז שלה בספרי החשבונות. מדובר בפעולה שלא מבצעים בכל יום, אבל כבעלי עסק בהחלט חשוב להכיר אותה.