אנחנו תמיד אומרים – הראה לנו את ספר ההזמנות שלך ונאמר לך מי אתה. אתם כמובן יכולים לטעון, ובצדק, "רגע, מה זה בכלל ספר הזמנות?", וזה טבעי לגמרי, בשביל זה אנחנו כאן. בואו נבין יחד מה זה ספר הזמנות, מי חייב על פי חוק לנהל אחד כזה, ואיך עושים את זה בצורה הנכונה ביותר.
מי אתה, ספר הזמנות?
ספר הזמנות הוא קובץ שכולל בתוכו את כל ההזמנות שבוצעו את ידי לקוחות בעסק שלכם. הקובץ יכול להיות פיזי או ממוחשב, שכן העיקר הוא תיעוד כל ההזמנות (ואנחנו מתכוונים ממש ל-כ-ל, אסור להחסיר אפילו אחת!) שנרשמו בעסק. חשוב מאד להקפיד על העניין הזה, שכן במידה ורשות המיסים בודקת ומוצאת כי לא קיים תיעוד להזמנות שבוצעו בעסק, היא רואה בכך העלמת מס על כל המשתמע מכך (והשמועות אומרות שלא מעט משתמע מכך).
מי צריך לנהל ספר הזמנות?
החוק אמר – ואנחנו מבצעים. על פי הוראות מס הכנסה ותקנות ערך מוסף, עסקים חייבים לנהל ספר הזמנות אם הם מספקים שירותים או מוצרים שאינם מסופקים מיד ללקוח, אלא אם חלה עליהם הוראה אחרת לצורך ניהול ההזמנות שלהם. הסיבה לכך שעסקים מחוייבים לנהל ספר הזמנות היא לצרכי בדיקה ואימות מול מס הכנסה. כל עוד התיעוד לא עקבי ומדויק, לא יוכל מס הכנסה לברר האם בוצעו העלמות, וכאמור, יכולות להיות לכך השלכות לא נעימות.
שימו לב כי על פי רוב, עוסקים פטורים לא נדרשים לנהל ספרי הזמנות, בעוד עוסקים מורשים חייבים בניהולו. עם זאת, מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון כדי לוודא ולהיות בצד הבטוח.
איך מנהלים ספר הזמנות?
בספר ההזמנות מתעדים כל הזמנה ברגע בו היא מתקבלת. חשוב להזין את ההזמנות ברגע בו הן מתקבלות ולא לעשות זאת בדיעבד, שכן מדובר בעבירה על החוק. ספר ההזמנות צריך להיות מסודר כרונולוגית, כך שכל הזמנה צריכה להיות מתועדת בעמוד נפרד ולכלול את שם הלקוח ופרטיו, המוצר או השירות שהזמין, סכום העסקה, מספר קטלוגי של ההזמנה ותאריך ביצועה.
חשוב לציין כי נותני שירות המחויבים להוציא הזמנה פטורים מהוצאתה אך ורק אם מתקיימים שלושה תנאים:
1. השירות ניתן בעסק הפיזי הקבוע של נותן השירות
2. השירות ניתן בנוכחות הלקוח המזמין.
3. המזמין שילם את התמורה מיד לאחר קבלת השירות, ובגמר השירות נערך תיעוד – הוצאת קבלה, חשבונית או חשבונית מס – קבלה.
מה קורה במידה ושוכחים לתעד הזמנות?
אם מפספסים או שוכחים לרשום מספר הזמנות בספר ההזמנות ומתבצעת בדיקה של הספרים ברשות המיסים, מס הכנסה ישפוט את האירוע כהעלמת הכנסות, ספרי החשבונות של העסק יפסלו ויתכן והעסק יידרש בתשלומי מס נוספים, שיקבעו (בדרך כלל לחומרה) על ידי מס הכנסה ולא על פי ההכנסות של העסק בפועל. בקיצור, עדיף להימנע ככל הניתן מפספוס רישום הזמנות.
לסיכום:
אם אתם עוסק מורשה והעסק שלכם מקבל הזמנות שהשירות עבורן לא מתקבל באותו הרגע, אתם מחוייבים בניהול ספר הזמנות. ישנם סייגים הפוטרים מכך ובכל מקרה מומלץ תמיד להתייעץ עם רואה החשבון או איש מקצוע מוסמך
מאחלים לכם תיעוד מדויק 🙂
