"אנשים נוטים לחשוב שזמינות גבוהה ועבודה אינטנסיבית הם מדד לתפוקה גבוהה ולניצול טוב של הזמן, אבל האמת היא הפוכה", פותחת ואומרת בת-חן גרינברג, מייסדת MC-FORUM ואחת המרצות הבולטות בישראל לניהול זמן ובניית שולחן עבודה דיגיטלי.
בריאיון עם בת-חן, היא מספרת איך חוסכים הרבה זמן בכל יום עבודה ונשארים בסופו עם הרבה יותר אנרגיה.
אם גם לכם הזמן נעלם בלי לדעת לאן, אם ניגשתם לקריאת הריאיון הזה כדי לברוח ממטלה אחרת, ואם אתם שואלים את עצמכם "זה הזמן לקרוא עכשיו, אולי אחזור אליה אחר כך?" אז כן, זה הזמן וזאת הכתבה בשבילכם. היא תגרום לכם להספיק יותר, להתמקד במטלות ולהבין מתי הזמן הנכון עבורכם לבצע מסימות שונות. היא תיקח לכם כ-5 דקות לקריאה ועוד כ-5 דקות לעיכול.
מהי לדעתך הבעיה הגדולה בניהול זמן היום?
אחת הבעיות הגדולות בעבודה משרדית מול מחשב היא הפיצול המטורף בין סוגי המשימות השונות. אנחנו מקבלים מיילים, עונים לשיחות טלפון, מנהלים שיחות חולין, עורכים פגישות פרונטליות פנימיות וחיצוניות, מקבלים וואטסאפ מהגננת, מהלקוח ומהחברות ועל הדרך נכנסים לפייסבוק להגיב, לעדכן או לשווק. וכל זה עוד לפני שהגענו לעבודה עצמה.
כל פעולה כזו שונה במהותה מהאחרת ומצריכה אנרגיה מנטלית שונה לחלוטין. הזיג-זג הבלתי נגמר בין משימות בעלות אופי שונה הוא לא אפקטיבי ומתיש ביותר למוח שלנו. אני מצביעה על הפיצול הזה, ומסבירה איך לפתור אותו בפירוט, כי הוא הדבר שהכי משפיע על היכולת שלנו לבצע עבודה איכותית בריכוז וביעילות.
על מה מבוססת ההדרכה שלך?
היא מבוססת על שולחן העבודה הדיגיטלי שלי – שאותו אני משכללת ומשפרת כל הזמן. ביסודה, השיטה גורסת כי זמן הוא המשאב היקר ביותר שלנו לצמיחה. היא מנפצת שני מיתוסים מרכזיים:
האחד הוא שעבודה צריכה להיעשות ויהי מה, גם אם היא "הולכת קשה". אם משימה מסוימת מסתבכת, לדוגמא אני נאבקת עם הכנת מצגת, והעבודה לא שוטפת לי, זה לא הזמן הנכון עבורי לעשות אותה. יהיה נכון להעביר אותה ביומן ליום אחר או שעה אחרת ולסיים אותה בחצי מהזמן והאנרגיה הנדרשת למשימה.
השני הוא הטעיית הזמינות: אנחנו קושרים בין זמינות גבוהה לאפקטיביות גבוהה. אנשים חושבים שאם הם עונים על מייל מיד כשהוא נכנס אז הם אפקטיבים אבל זו טעות נוראית שגורמת להםו לטפל רק בדברים הדחופים אבל להזניח את הדברים החשובים והלא-דחופים, כמו משימות אסטרטגיות לטווח בינוני וארוך
מה עושים עם הלחץ לתת מענה מהיר כל הזמן?
להבין קודם כל שהלחץ להיות זמינים נמצא הרבה פעמים בתוכנו, בלי קשר למציאות וללא קשר בין החשיבות שאנחנו מייחסים לזמינות לבין מבחן התוצאה בשטח. אנחנו לא עובדים בהצלת חיים, ואין סיבה לענות למייל מיד כשהוא נחת אצלי בתיבה. הדבר הראשון שצריך להבין הוא שעל הצורך שלנו, במיוחד בישראל, לדחוף קדימה כל הזמן ובכל החזיתות, אנחנו משלמים מחיר מאוד גבוה ברמת התפוקה ולראייה ישראל נמצאת במיקום נמוך במדד תפוקת העובדים העולמית.
אז תכל'ס, איך מגבירים את הפרודוקטיביות?
יש המון מה לעשות. לדוגמא, להוריד את המולטי-טאסקינג התקשורתי שלנו. תאמו ציפיות עם הסביבה והסבירו לכל מי שצריך – לקוחות, עובדים, ספקים, בני זוג וכולי – שבמקרים דחופים מתקשרים, ושתשובות לתקשורת כתובה יגיעו תוך כמה שעות או לכל המאוחר למחרת. מסר כזה מעורר הערכה ומשדר סדר ורצינות.
השלב השני הוא לקבץ משימות בעלות אופי דומה ולבצע אותן ביחידת זמן אחת. למשל, בכל יום שעה מסוימת מוקדשת לשיחות טלפון; בחלון זמן אחר אכתוב פוסטים בפייסבוק; בחלון זמן אחר אכין מסמך עבודה; בחלון אחר אענה למיילים; ויום אחד בשבוע אעשה מרתון פגישות פרונטליות.
בזמן שאנחנו עושים פעולה מסוימת, שאר אמצעי התקשורת עוברים ל'השתקה'. לדוגמא, לא לענות למייל תוך כדי שיחה טלפונית ולא לענות לווצאפ תוך כדי כתיבת מייל.
"כל דבר בעתו ועת לכל דבר"
עוד מושג חשוב בניהול זמן הוא HIME – High Impact Minimum Energy (תגידו שלוש פעמים היימה והמונח הזה כבר לא ייצא לכם מהראש). הכלל הוא פשוט – לכל משימה יש את נקודת הזמן והמקום שבה אנחנו יוצרים תפוקה מקסימלית במינימום אנרגיה. זו הנקודה בה אנחנו מבצעים את הפעולה בצורה מיטבית במאמץ מינימלי.
בת-חן מדגימה את העיקרון באמצעות פגישות בשעות הבוקר. "אם שעות הבוקר הן המקדש הפרטי שלי, זאת תהיה טעות לקבוע פגישה ב-9:00 בבוקר. אם אתם יודעים שתילחצו מהפקקים ומצב רוח טוב היא לא התכונה הבולטת שלכם בשעות האלו, ה-HIME שלכם לפגישות בוקר הוא נמוך. עדיף שתנצלו את השעות לפעילות ברמת HIME גבוהה, בין אם זו כתיבה יצירתית, הכנת דוח, או אפילו ריצת בוקר, אם זו פעילות שהגדרתם לעצמכם כחלק מהלו"ז היומי. המשימה של כל אחד היא למצוא את השעה המתאימה, שבה רמת ה-HIME גבוהה, לכל משימה. זה מצריך אימון והקשבה לתחושה הפנימית".
"המסר שלי הוא כזה: להיות עסוקים כל הזמן לא אומר שאתם עובדים נכון. ברוב המקרים, ההיפך הוא הנכון. קחו את הזמן לקבץ משימות, לתכנן את היום בצורה מודעת, לבדוק מתי אתם במיטבכם לביצוע משימה כזו או אחרת – ותראו איך היום שלכם כבר הופך יעיל ומהנה יותר" .
