כשחושבים על פתיחת עסק עצמאי, השאלה הראשונה שעולה לראש (אחרי "איך אני אקרא לו?") היא "כמה אני ארוויח?". כדי לענות על השאלה הזאת, צריך להבין את תזרים המזומנים של העסק, וגם לדעת איך לנהל אותו. ניהול תזרים הוא חלק בלתי נפרד מניהול עסק, ולמרות שרבים נוטים לבלבל בין המושגים, הוא בכלל לא קשור לרווחים של העסק. אז מה זה בדיוק ומה ההבדל בין תזרים לרווח? כל התשובות כאן.
מהו תזרים מזומנים?
תזרים מזומנים הוא השם הכולל לתנועות הכספים שמתבצעות בעסק – הכנסות והוצאות – לאן כל אחת הולכת והאם מדובר בתזרים חיובי או שלילי. חשוב להבדיל בין תזרים לרווחים, מאחר ותזרים שלילי לא בהכרח מעיד על הפסד, ותזרים חיובי לא מעיד על רווח.
תזרים מתייחס לתקופה מסוימת, ויש לו תנודות. למשל – תזרים שלילי בחודש ינואר מעיד על כך שהחודש נגמר עם יותר הוצאות מהכנסות, אבל תזרים חיובי בחודש פברואר מעיד על כך שהחודש נגמר עם יותר הכנסות מהוצאות. כך או כך הדבר לא מעיד על הסך הכולל של הכסף הזמין שיש בחשבון הבנק של העסק, וגם לא על הרווחיות שלו, אלא רק על ההתנהלות הפיננסית שלו ביחס לתקופה, לרוב חודש או שנה.
התנהלות פיננסית לא נכונה בכל הנוגע לתזרים המזומנים בעסק, עלולה להוביל את העסק להפסדים או חוסר יכולת לעמוד בהתחייבויות כספיות, ולכן חשוב מאוד לנהל מעקב מסודר אחר תזרים המזומנים של העסק.
לדוגמה: נניח והעסק שלכם הוא עונתי ושיא המכירות הוא בחצי השני של השנה. אם לא תדאגו לתזרים מזומנים שיספיק להתנהלות השוטפת של העסק גם בתקופה עם רווחים קטנים יחסית, לא תצליחו להגיע לחצי השני של השנה ולקצור את הפירות.
מהו דוח תזרים מזומנים ולמה הוא חשוב?
דוח תזרים מזומנים הוא כלי פיננסי שמתעד ומנתח את תנועת הכספים הנכנסים והיוצאים מעסק בפרק זמן מסוים. החשיבות שלו מתבטאת במספר פרמטרים:
- שקיפות מול משקיעים ובנקים: משמש כלי מרכזי להצגת מצב פיננסי ברור.
- ניהול נזילות: מסייע לוודא שלעסק יש מספיק מזומנים כדי לעמוד בהתחייבויותיו השוטפות. למשל, במקרה של ניהול עובדים, העסק חייב להבטיח שיש לו תזרים מזומנים מספיק כדי לשלם להם משכורת.
- קבלת החלטות: עוזר להבין האם העסק יכול להרשות לעצמו השקעות חדשות או זקוק למימון נוסף.
- מניעת משברים פיננסיים: מזהיר מפני פערים צפויים בין הכנסות להוצאות.
- מעקב אחר ביצועים: מאפשר לראות איך העסק מתנהל בפועל לעומת התחזיות.
דוח תזרים מזומנים חיוני לכל עסק, גדול או קטן, כדי לשמור על יציבות פיננסית ולהבטיח צמיחה מתמשכת.
החלקים השונים בדוח תזרים מזומנים
הדוח מחלק את תנועות הכספים לשלוש קטגוריות עיקריות:
פעילות שוטפת: הכנסות והוצאות מפעילות העסק היומיומית (מכירות, תשלומים לספקים, שכר עובדים).
פעילות השקעה: רכישות או מכירות של נכסים והשקעות לטווח ארוך.
פעילות מימון: תנועות כספים הקשורות להלוואות, גיוסי הון וכו'.
איך לנהל נכון את תזרים המזומנים של העסק?
ממש כמו בניית תוכנית עסקית, כך גם ניהול מקצועי של תזרים המזומנים דורש הבנה מעמיקה של תנועת הכספים בעסק, תכנון לטווח קצר וארוך, ושימוש בכלים פיננסיים מתאימים. תזרים מזומנים חיובי – הכנסות גבוהות מהוצאות, מצביע על נזילות פיננסית בריאה. תזרים מזומנים שלילי – הוצאות גבוהות מהכנסות, מצב המחייב התערבות מהירה.
השלב הראשון – הערכת הכנסות עתידיות
יש להתחיל בבחינה של ההכנסות שהיו עד כה ולבצע הערכה לגבי הצפוי בעתיד.
בתהליך זה, יש לקחת בחשבון גורמים כמו שינויים אפשריים בפעילות העסקית, עונתיות בתחום הפעילות, התחרות בשוק, עלויות חומרי גלם, מצב הלקוחות, ועוד. את ההכנסות שצפינו נסדר בהתאם לתנאי האשראי, זאת אומרת – אם תקבולים ממכירות החודש הנוכחי צפויים להתקבל רק בעוד חודשיים, נשייך אותם לחודש הרלוונטי בפועל.
הערכת הוצאות עתידיות
בשלב הבא, יש לנתח את ההוצאות של העסק ולחלק אותן להוצאות קבועות (כגון שכר דירה ושכר עובדים) ולהוצאות משתנות (כגון עלויות מלאי).לאחר מכן, יש לשבץ את ההוצאות הצפויות בהתאם לתנאי התשלום מול הספקים או מועדי התשלומים הקבועים, תוך שימוש בתקציב העסק כדי לוודא שכלל ההוצאות נלקחו בחשבון.
ניהול החזרי הלוואות
יש למפות את כל ההחזרים הצפויים של הלוואות, תוך התחשבות בלוחות הסילוקין, ריביות, ובכל גורם שעלול להשפיע על סכום ההחזרים, על מנת להבטיח שכל התשלומים העתידיים מתוכננים ומנוהלים היטב.
תכנון השקעות עתידיות
תכנון לרכישת ציוד חדש, השקעות או תחזוקת ציוד קיים – כל אלו הן עלויות שצריכות להופיע בתחזית תזרים המזומנים. חשוב לבצע הערכה מדויקת של העלויות הצפויות ולהתחשב בתנאי התשלום שסוכמו עם הספקים.
בחינת המצב הפיננסי הנוכחי
לסיום, יש לבדוק את מצב העסק נכון לרגע זה, כולל יתרות המזומנים, מסגרות האשראי, והחזרי הלוואות שנותרו. המידע הזה ישמש כהשלמה להערכות הקודמות ויאפשר לעסק לשמור על יציבות פיננסית ולמנוע פיגורים בתשלומים או חריגות מהמסגרות הקיימות.
10 טיפים לשיפור תזרים המזומנים של העסק:
בניית תחזית תזרים מזומנים
מומלץ ליצור תחזית חודשית של ההכנסות וההוצאות הצפויות. כך ניתן לזהות מראש פערים פוטנציאליים ולהיערך בהתאם.
ניהול מעקב שוטף
מומלץ לבדוק את תזרים המזומנים באופן קבוע, ולהשוות בין התחזית לביצועים בפועל. כך ניתן לזהות בעיות בזמן אמת.
האצת תשלומים מלקוחות
מומלץ לשלוח חשבוניות מיד לאחר מתן השירות או המכירה. אפשר להציע הנחות לתשלום מוקדם, במידת האפשר, וכמובן – שימוש בכלים אוטומטיים להפקת חשבוניות ותזכורות ללקוחות.
הארכת תנאי התשלום לספקים
במידת האפשר, לבקש תנאי תשלום ארוכים יותר מספקים, וכך לשמור על נזילות גבוהה יותר.
שמירת רזרבות מזומנים
מומלץ להקצות חלק מהרווחים לקרן חירום (חיסכון) שתסייע בהתמודדות עם תקופות קשות או הוצאות בלתי צפויות.
צמצום הוצאות מיותרות
מומלץ לבצע בחינה מחודשת של ההוצאות הקבועות של העסק, כמו שכירות, ספקים או תוכנות, ושקילת חלופות חסכוניות.
שיפור תנאי האשראי של העסק
יש להקפיד לשמור על דירוג אשראי גבוה ולפעול לשיפור תנאי האשראי מול הבנק, ובכך לגשת לבקשת הלוואות בתנאים טובים בעת הצורך.
שימוש בכלים לניהול תזרים מזומנים
מערכות אוטומטיות – מורנינג למשל, מספקות פתרונות לניהול תזרים, מעקב אחר הכנסות והוצאות, ותזכורות אוטומטיות ללקוחות. זה מקל משמעותית את בניית דוח התזרים ואת המעקב הקבוע אחריו. במקום אקסלים וחישובים, כל המידע הרלוונטי נמצא במערכת וזמין לשליפה בלחיצת כפתור.
בדיקת הרווחיות של העסק
מומלץ לוודא שמחירי המוצרים או השירותים שהעסק מציע משקפים את העלויות ומניבים רווח. תזרים מזומנים בריא מתחיל ברווחיות יציבה.
עבודה עם רואה חשבון מקצועי
רואה חשבון או יועץ פיננסי יעזרו בניתוח התזרים ובתכנון צעדים לשיפור.
ניהול תזרים מזומנים דורש תשומת לב ותכנון, אבל עם שגרה פיננסית נכונה, אפשר להבטיח את הצלחת העסק בטווח הארוך. ניהול מקצועי של תזרים המזומנים אינו רק פעולה שוטפת, אלא אסטרטגיה ארוכת טווח שמבטיחה את היציבות והצמיחה של העסק. הקפדה על תכנון, מעקב ושימוש בכלים מתקדמים למעקב אחר הוצאות והכנסות, כמו מורנינג חשבונית ירוקה, תסייע בניהול העסק בביטחון ובמניעת משברים פיננסיים.
