לעבוד נכון מהבית, עם תהילה גבאי דויטש

עצמאים יקרים, שלום לכם. אתם על מושג ירוק, הפודקאסט של חשבונית ירוקה. שבוע שעבר דיברנו על זמן והפעם אנחנו מדברים על עבודה מהבית. אני איתמר רועי, המגיש של הפודקאסט, ואני אפגוש אתכם פה כל שבוע.

לפני שמתחילים, תזכורת קצרה. בעולם של פעם היו נוהגים לחלק את העובדים בפינות הרכילות ליד הקפה – אלו שבאו לעבוד, ואלו שבאו לעבודה. אתם עצמאים ואתם כבר פחות זוכרים את זה, אבל יש הבדל גדול בין לעבוד לבין ללכת לעבודה. העבודה היא מוסד חשוב בחיים שלנו, שנותן לנו מסגרת חברתית, צורך להתלבש ולהתנהג יפה, לאכול צוהריים, ואפילו לצאת עם הקולגות בשעות שאחרי.

לעבוד, זה עניין אחר לגמרי. לעבוד מהבית זה עניין מסובך. זה קשה, זה דורש משמעת, זה לא פשוט. אבל עבודה מהבית, היכולת להפוך את הבית למקום עבודה של ממש, שמתלבשים בו, ששומרים בו על שקט בשעות של עבודה, שמארחים בו אנשים זרים או קולגות קרובות בתוך החלל הפרטי שלנו, כל זה, זה משהו אחר לגמרי. עבודה מהבית היא כבר לא כורח בעקבות מגיפה ולא קומבינה עם הבוס, היא כבר ממש פרקטיקה שמוכיחה את עצמה והיא כאן כדי להישאר. היום נדבר עליה.

נדבר עם תהילה גבאי דויטש, אשת דיגיטל, האישה שמאחורי אוטומטית – אוטומציות לבעלי עסקים. וחברה פעילה וגאה בפשוט להיות עצמאים, הקהילה של חשבונית ירוקה. בהתחלה, כפי שאתם כבר מכירים, נדבר בקצרה על הדבר עצמו, למה תהילה, מה היא עושה ואיך. ובחלק השני, אחרי שתשמעו תופים, יגיעו כלים פרקטיים שיעזרו לכם לעבוד ביעילות, ולהרגיש שאתם גם הולכים לעבודה. מתחילים.

אהלן תהילה.

היי.

מה העניינים?

בסדר גמור.

ספרי לנו קצת על עצמך.

אז אני תהילה, אני עצמאית שש שנים. עובדת מהבית מהיום הראשון של העסק שלי. בהתחלה האמת שהייתי עובדת מהבית הכי גרועה בעולם, הכי לא פרודוקטיבית. הייתי מורחת את הזמן בעיקר, ומכלה את זמני בכל מיני שטויות. בחצי שנה הראשונה של העסק שלי הרווחתי ביחד שלושת אלפים חמש מאות שקל. ממש בנאדם מאוד לא יעיל.

למרות שאת יודעת, שזה חבלי לידה של התחלה זה בסדר.

נכון, נכון, אבל זה היה בגלל שבאמת הייתי מאוד לא יעילה.

זה גם קטע של עצמאים, שתמיד מחמירים עם עצמנו כזה.

יש מצב.

נעשה גם על זה פרק אולי.

יש מצב. האמת שאני צריכה לככב בו.

אוקיי.

אני ממש מחמירה. ו… ומאז מאוד מאוד התייעלתי. למדתי המון דברים איך לעבוד בצורה מאוד יעילה מהבית. העסק שלי נקרא אוטומטית. אני בעצם נותנת לעסקים שירותים של אוטומציה. כל מה שקשור לדפי נחיתה, למערכות דיוור, לניוזלטרים, אני עושה הדרכות, אני עושה… מיליון דברים. המ, וזהו.

וזה מצחיק. כאילו הפכת את החיסרון ליתרון. כאילו אמרת, אני עושה, אני באתי ממקום מבולגן, הייתי לא פרודוקטיבית, לא זה, ובסופו של דבר את נותנת כלים פרודוקטיביים ומייעלים עבור עסקים אחרים.

כן. פשוט לקח לי זמן לקלוט איך עובדים מהבית. זה לא, אני דווקא מאוד בנאדם יעיל, אבל פשוט לקח לי זמן להבין איך עושים את זה נכון.

ואת כבר שש שנים עצמאית.

שש שנים, כן.

שש שנים ו… ומבסוטה.

כן. היה לי עסק אחד חמש שנים, ופתחתי את העסק הזה לפני שנה וחצי.

מה הדברים הראשונים שרצית להשיג, כשהחלטת שאת עובדת מהבית? למה זה קסם לך? מילדים, מרצון… להיות יותר, לעמוד פחות בפקקים, מ… הרי זה הרבה לפני הקורונה התחלת.

נכון. האמת שכשהתחלתי, פשוט התחלתי להיות עצמאית, ואפילו לא חשבתי לא לעבוד מהבית. כי כל העבודה שלי הייתה מול המחשב, ולא ראיתי שום סיבה לנסוע לאיזשהו חלל עבודה, ולחזור ולשלם על שכירות וכל מיני כאלה. ואחר כך פשוט ראיתי שזה הרבה יותר חסכוני, הרבה יותר נוח, הרבה יותר זול, הרבה יותר כיף. המ, ופשוט גם האמת לא בא לי כל יום לראות אנשים. על הבוקר. כאילו, נורא כיף לי להיות לבד, להישאר עם פיג'מה, כאילו לא… פתאום עכשיו לחזור לנסוע כל יום לעבודה ולראות כל יום אנשים, כאילו… מה זה. לא. יותר כיף ככה.

ואז מה עשית פרקטית?

אז…

אנחנו נגיד רגע באמצע, שאנחנו תכף גם נתחום את הדברים לכלים יותר פרקטיים. אבל מעניין אותי רגע לדבר עליך, הדברים שאת עשית לפני שגיבשת את כל ההמלצות והטיפים לאחרים.

אז בעצם, משהו כמו אחרי שנה שהייתי עצמאית, שנה וחצי, משהו כזה. הבת שלי הרי היא הייתה בגן, והיא הייתה בגן עד ארבע. והגעתי למסקנה שאני רוצה להוציא אותה מהצהרון. ואז זה אומר שהיא תחזור הביתה בשעה שתיים. או בשעה אחת, לא זוכרת. ואז אמרתי לעצמי, טוב, זהו, אני חייבת עכשיו להבין איך אני ממשיכה לעבוד בדיוק אותו דבר, אבל בהרבה פחות שעות. איפה אני יכולה לקצץ, איפה אני יכולה לחסוך, איפה אני יכולה לעשות יותר יעיל. ואז באמת התחלתי ממש לעשות עם עצמי תהליך של להתייעל ולהיות יותר מפוקסת. המ… וזהו.

ואחרי שלקחנו אותך כדוגמה, אני רוצה שתעזרי לנו. המאזינים שלנו שומעים במקביל גם תופים, שזה החלק שאומר שאנחנו מגיעים לכלים הפרקטיים. אז כינסת, יש גם מאמר שאפשר אגב למצוא אותו בגוגל, איך לעבוד מהבית באופן יעיל, או איך לעבוד עבודה יעילה (מהבית) של תהילה גבאי דויטש, שאפשר למצוא אותו בגוגל וגם לגשת לאתר שלך. אבל אם את יכולה לכנס לנו את זה לחמישה שישה טיפים שיכולים לעזור למאזינים שלנו בקהילה, איך להשתפר בעבודה שלהם מהבית.

סבבה. יש לי שבע.

בכיף. תרגישי חופשי.

סבבה. אז הדבר הראשון שלדעתי הוא גם הכי חשוב, לכן אני מתחילה ממנו, זה בעצם לנהל את הזמן שלי בעצמי ולא לתת לאנשים אחרים לנהל את הזמן. זה נשמע כזה נורא גדול, אבל אני אסביר מה אני מתכוונת. כשאני יושבת לעבוד, ואני מתחילה לעבוד נגיד בשמונה וחצי בבוקר, יש לי משימה שאני יודעת מה אני צריכה לעשות. ואז מה שקורה, פתאום, בדרך כלל כזה לקראת תשע עשר, פתאום הכול מתחיל לצוף כזה. פתאום שולחים לי מיילים, ושולחים הודעות, ואנשים מתקשרים, ולקוחות מתקשרים, ושואלים רק שאלה קטנה, וכל מיני דברים כאלה. ואז אני כל הזמן יוצאת מפוקוס, ובעצם אנשים אחרים נמהלים לי את הזמן. מתקשרים ואומרים לי, את יכולה לעשות לי משהו ממש דחוף כי אני לא במשרד, כל מיני דברים כאלה. והבנתי שהדברים האלה, שבעצם אני נותנת לאנשים אחרים לנהל את הזמן שלי ולהוציא אותי מפוקוס, הם נורא נורא מפריעים, והם נורא… מבזבזים המון זמן.

ולכן אני מנסה, נניח אני עכשיו יושבת לעבוד, אני אומרת לעצמי, יש לי עכשיו את המשימה הזאת והזאת, זה אמור לקחת שעתיים, להישאר רק עם המשימה הזאת. תכף אני אתן עוד טיפים איך לא לצאת מהמשימות באמצע.

אז יפה, זה הטיפ הראשון.

כן.

הטיפ הראשון הוא קודם כל להזכיר לעצמנו שהלכנו להיות עצמאים כדי לנהל את הזמן שלנו בעצמנו.

נכון, ולא ש…

ולא שאחרים ינהלו את הזמן שלנו.

נכון. הדבר השני, זה לנהל סדר יום קבוע, למרות שזה מאוד קשה. אבל לפחות להיות בשאיפה לנהל סדר יום קבוע. זאת אומרת, לבדוק את המיילים, דבר ראשון. לבדוק את החשבון בנק, להוציא חשבוניות, כל הדברים, הרוטינה כזאת של בוקר. ואני גם הרבה פעמים פשוט אפילו שמה לי ביומן מראש, מה אני עושה בין השעה הזאת לשעה הזאת, מה אני עושה בין השעה הזאת לשעה הזאת. ואני עושה לי באמצע הפסקות כדי לענות לטלפונים, לענות לוואטסאפים וכאלה, אבל ממש מנסה לנהל לעצמי סדר יום קבוע. ושעות עבודה קבועות. ולא לעבוד בלילה, וכל הדברים האלה.

אז הטיפ השני הוא עוגני זמן. החיים בנויים מהרגלים.

נכון.

זאת אומרת, כמה שיותר הרגלים, יותר טוב.

נכון, נכון.

אגב, זה סוגיה מעניינת, אנחנו נדבר בפרק הבא שלנו דווקא על זמינות ודברים שקשורים לשירות לקוחות, ואת אומרת הגבלה דווקא של שעות, שזה גם סוגייה, כל עצמאי זה אסטרטגיה וחשיבה אחרת לגמרי. אבל זה כבר הבטחות לפרקים הבאים.

נכון. אני מאוד נחמדה ללקוחות ואני מאוד זמינה…

אני בטוח.

אבל עדיין…

את נשמעת, את נשמעת.

כדי להספיק לעבוד אני חייבת שיהיה לי חלונות זמן ואני לא יכולה כל רגע להפסיק ולעשות דברים אחרים באמצע.

זה לא כביקורת, זה עניין, כל עסק והעולם והאסטרטגיה שלו. ההפך, גם על זה אנחנו נדבר פה לא מעט.

אז זה היה השני. החלק השלישי זה לדעת בעצם מתי הזמן שאני הכי טובה בו, שאני הכי מפוקסת בו, ולנסות את המשימות החשובות לעשות בשעות האלה שאני בשיא הפוקוס. יש אנשים שהם בשיא הפוקוס בלילה, בבוקר, מוקדם בבוקר. אז, אני נגיד למשל, עד שתיים עשרה בבוקר הראש שלי הכי חד וזה, אני עושה את כל הדברים החשובים בשעות האלה.

ואז, אם למשל יש לי איזה שיחת טלפון שלא חייבים בה את כל הריכוז שבעולם, או אם יש לי איזה פגישה, או נגיד להתראיין לפודקאסט של חשבונית ירוקה, משהו כזה, אני תמיד אנסה לעשות את זה אחרי השעה הזאת, כי זה משהו שגם אפשר עם שמונים אחוז ריכוז לעשות אותו מעולה. ואת המשימות הממש יותר מסובכות ומורכבות, אני שומרת את השעות האלה שלי הטובות, מתקמצנת עליהם.

זה ממש קו ישיר מהטיפ הקודם.

כן. סבבה.

את אומרת, נכון, את אומרת אם אני מבין נכון, דע את עצמך.

נכון.

עוגנים, את העוגנים האלה אתה תבנה לפי מה שאתה מכיר, לפי מה שאתה מכיר בעצמך. אם טוב לך בצוהריים, בצוהריים. טוב לך בבוקר, בבוקר. אבל תגדיר את העוגנים לפי ה… לפי השעות שנוחות לך יותר לעבוד.

אה… נכון. נכון. המ… הדבר הרביעי, זה בעצם לדעת מראש על מה אני הולכת לעבוד היום, ומה חשוב לי שיקרה היום. בהתחלה שהייתי עצמאית, ממש הייתי יושבת כל ערב, וכותבת לי מחר אני צריכה לעשות את זה, זה, ממש רושמת לי ככה מסודר. מה אני הולכת לעשות מחר. עכשיו אני משתמשת בטרלו, שזה כלי לניהול משימות. ופשוט תמיד יש לי שם רשימה, כאילו יש לי שם טור כזה של משימות שאני הולכת לעשות היום, ואני מסמנת לי ככה בוי את מה שטיפלתי בזה היום. כי יש לי טיפונת הפרעות קשב, נורא קל פתאום לקפוץ ממשימה למשימה.

לא רק לך, אל תתנצלי. זה לא… כן.

כן, לכולם… אה, נורא קל לקפוץ ממשימה למשימה, או שמשימות שמעצבנות מדי אז לדחות למחר ולמחר וזה. אז אני תמיד מגדירה לי מה הכי חשוב שיקרה היום ומה המשימות הכי חשובות. ואז אני יכולה את מה שלא הספקתי להעביר למחר וכאלה, אז מאוד נוח לעבוד ככה.

תיעדוף. את ממליצה אישית על טרלו, אבל יש גם גוגל קיפ ויש גם…

יש גם מחברות.

יש מחברת. אני…

מה שנוח. זה באמת לפי מה שנוח. פשוט נוח לי בטרלו כי יש לזה גם אפליקציה.

אסנה. יש אלף…

נכון, נכון. פשוט סתם התרגלתי לטרלו כבר מלא שנים. זה לא…

זה מאוד תלוי, תדעו בלי קשר, אם אתם עובדים עם צוותים, עם צוותים אחרים, יש הרבה מאוד פלטפורמות ותנסו להתאים את הפלטפורמה שנוחה לכם, גם זה אגב בהתאם למה שעושה העסק שלכם.

נכון, לא, ברור, ברור. המ… הנקודה החמישית נראה לי, חמישית, זה לא לזלזל בדברים כאלה של כמה דקות. זאת אומרת, לי אישית יש לי תמיד ברשימה בטרלו, או על מחברת אתם יכולים או על לוח אבן, מה שנוח לכם, רשימה של כל מיני משימות קטנות כאלה, שאני צריכה לעשות שלוקחות כזה כמה דקות, ואז תמיד שיש לי זמן בין פגישה לפגישה במקום לגלול בפייסבוק סתם, או לא יודעת, להיכנס לסטורי, אז תמיד יש לי משימות כאלה. לשלוח איזה מסמך לרואה חשבון, כל מיני דברים, משימות קיטבג כאלה. ואז תמיד אני עושה את זה. בנסיעות… בין, אתה יודע, בין פגישה לפגישה, כל מיני דברים כאלה. וזה… משימות מעצבנות, קיצור הבנת.

אז אני רוצה להרחיב אפילו את הטיפ שלך. שהוא טיפ מעולה אגב.

תודה.

תיקחו ותפרטו את המשימות שלכם, גם מה שנראה לכם לא עבודה, וגם על זה יהיה לנו פרק אגב, מה שנראה לכם לא עבודה, גם הוא עבודה. אוקיי. ואם אתם ביום שאתם מתקשים לעבוד, אז דווקא תיקחו את המשימות הקלות האלה, שהכי קל לבצע וככה אתם מייצרים לעצמכם…

שהן טכניות.

חוויה של הצלחה כי אתם מחקתם משימות מהרשימה שלכם.

נכון.

ואתם לאט לאט תעלו על ה… על המסלול של העבודה.

כן.

זה מה שאני עושה. זה טיפ מעולה, תודה לך.

מהמם, תודה. גם באמת באופן כללי לנצל כל מיני זמנים מתים של נסיעות, לשמוע פודקאסטים. שאני שוטפת כלים, לשמוע הרצאות. לא יודעת, שצריך להתקשר לאיזה מוקד שירות של משהו אז לעשות את זה כשאני בגן שעשועים עם הילדות, כל מיני דברים כאלה. אני מאוד מנסה את השעות של העבודה לשמור נטו לעבודה, ואת הדברים האלה לעשות בזמנים כאילו מתים.

ניצול זמנים.

בדיוק. והדבר האחרון, שהוא ממש ממש ממש חשוב, בהתחלה שהייתי עצמאית, כל בנאדם שהיה נגדי שולח לי הודעה, היו שולחים לי בפייסבוק, תהילה ראיתי מה את עושה, איזה מגניב. יש לי איזה רעיון לשת"פ. ואז הייתי אומרת…

בוא ניפגש.

איזה כיף וזה, בוא ניפגש לקפה. ואז הייתי נוסעת, זה היה לפני הקורונה, אבל כאילו הייתי נוסעת. נוסעת לתל אביב, מחפשת חנייה, משלמת חנייה, דלק וזה. ואז בסוף, וואי, לא היה יוצא כלום. וגם אם היה יוצא, עדיין לבזבז יום עבודה, צריך כאילו, אני לא אומרת בכלל אל תיפגשו עם אנשים, הכול טוב, אנחנו עדיין לא כל כך אנטיפתיים. אבל כן לחשוב טוב טוב האם אני באמת צריכה את הפגישה הזאת או לא.

אז, בהתחלה מה שהייתי מנסה לעשות הייתי אומרת אוקיי, קודם נדבר בטלפון ונבדוק על מה ונראה אם יש בשביל מה ואז נקבע פגישה. אחר כך הייתי מנסה לקבוע את הפגישות לפגישות בזום, ולנסות לצמצם את הפגישות. ובאמת, וגם, באמת צמצמתי ככה את הפגישות בצורה כאילו מטורפת, של איזה שמונים תשעים אחוז, והכול נשאר אותו דבר. העסק גדל, זה לא פגע לי בעבודה, הכול היה בסדר.

אחר כך גם צמצמתי את כל ה… כנסים, אם אתם זוכרים לפני הקורונה היה פעם משהו שנקרא כנסים של עצמאים, של עצמאיות, כל מיני כאלה. אז מאוד מאוד צמצמתי. עברתי כאילו ללכת לאיזה כנס פעם בשנה. כי, או מפגשי נטוורקינג. בלי לזלזל. אבל, בשביל לפגוש עשרה אנשים ולדבר איתם ויכול להיות שלא ייצא מזה כלום, ואז חצי בוקר נשרף. עדיף לקחת את הכסף הזה ולעשות קידום ממומן, וייצא לי מזה הרבה יותר…

מסכים איתך.

או לכתוב איזה מאמר באתר שהוא יישאר לי שם לכל החיים. זה הרבה יותר כלכלי, והרבה יותר משתלם. אז ממש, לצמצם את הפגישות וזה, ולא לפחד לפעמים שיחשבו שאולי אני קצת סנובית, ואולי אני קצת חשה את עצמי. אז… זהו.

קחו את הזמן שלכם, תזכרו שהוא זמן יקר, ואל תפזרו אותו.

בחינם, סתם.

על רעשי רקע, ובחינם סתם. תהילה גבאי דויטש, אוטומטית, למי שמחפש אותך. ואיך לעבוד מהבית באופן יעיל. את המאמר שמסכם חלק גדול מהטיפים שציינת פה בעל פה. וחוץ מזה, נסיעה טובה לאבן יהודה, היה תענוג לשוחח איתך.

תודה.