בין אם רק התחלתם את דרככם העצמאית או שאתם כבר ממש ותיקים בביזנס, יש מושג אחד שכל בעל או בעלת עסק, ובעצם כל מי שרכש בחייו מוצר כלשהו – מכיר טוב מאוד: חשבונית או חשבונית מס. אז מה הוא אותו מסמך חשבונאי שאף טרנזקציה של כסף או שירות לא שלמה בלעדיו? הנה כמה דברים שחשוב לדעת על חשבונית מס.
מהי חשבונית מס?
חשבונית מס היא מסמך חשבונאי שמופק ברגע שבוצעה עסקה, והוא מעיד על ביצועה, בעצם. הסמנטיקה כאן חשובה: לא מדובר במסמך שמעיד על קבלת תשלום (המסמך המעיד על קבלת תשלום נקרא קבלה, ועכשיו אתם כנראה מבינים למה), אלא במסמך שמודיע למעשה למזמין השירות/העבודה/המוצר: אתה חייב כסף לבעל העסק. אל חשבונית המס מצורף גם תשלום המע"מ, מס ערך מוסף, ולכן היא נקראת כך: חשבונית מס.
מתי מוציאים חשבונית מס?
את חשבונית המס מוציאים ללקוח לפני קבלת התשלום, מיד לאחר שהעסקה מתבצעת מול הלקוח.
המועד האחרון שנקבע בחוק עבור הוצאת חשבונית עסקה תואם את המועד להוצאת חשבונית מס, והוא נקבע בהתאם לסוג העסק ולהיקף הפעילות העסקית.
עוסק מורשה עשוי להיות מחויב להפיק חשבונית עסקה ברגע ביצוע העסקה, גם אם התשלום בפועל טרם התקבל. עם זאת, במקרים מסוימים קיימת גמישות, והעוסק יכול לדחות את הפקת החשבונית עד למועד שבו התשלום יתקבל בפועל.
הנה 2 דוגמאות למועדי הוצאת חשבונית מס בסוגי עסקים שונים:
- שירות שניתן ותשלום מיידי
עוסק מורשה שסיפק שירות ללקוח (כמו ייעוץ משפטי או צילום לאירוע) וקיבל את התמורה במקום, נדרש להפיק חשבונית מס באופן מיידי. אם התמורה אינה משולמת במעמד השירות, על העוסק להפיק את החשבונית בתוך 14 יום לכל המאוחר ממועד מתן השירות.
- מכירת מוצר וסיום העסקה
חנות שמוכרת מוצרים פיזיים (כגון בגדים או כלי בית) ומקבלת תשלום מידי במעמד המכירה חייבת להפיק חשבונית מס באותו רגע. במקרים שבהם התשלום מתבצע בהמשך, החשבונית צריכה להיות מופקת עד 14 יום ממועד סיום העסקה, שהוא לרוב המועד שבו נמסר המוצר ללקוח.
מי יכול להפיק חשבונית מס?
לכאורה, כל מי שהעניק שירות, עבודה או מוצר, אמור להפיק חשבונית מס – משום שהוא ביצע עסקה מול לקוח. זהו אולי ההיגיון הכללי, אבל לא כך הדבר בפועל: חשבונית מס יכול להוציא רק מי שנדרש לשלם מע"מ ורשאי על פי חוק להוסיף מע"מ לסכום שהוא גובה מהלקוח, ובמילים אחרות – עוסק מורשה וחברה בע"מ. מאותה סיבה – לעוסק פטור, שכבר על פי שמו אפשר להבין שהוא פטור מתשלום מע"מ, אסור להוציא חשבונית מס.
איך מפיקים חשבונית מס?
כמו כל מסמך חשבונאי, אפשר להפיק אותו בשתי דרכים: דרך אחת – בצורה ידנית, כלומר באמצעות פנקס חשבוניות שרוכשים בחנויות המתאימות ובו ממלאים את דפי החשבוניות בהתאם לעסקאות המתבצעות; הדרך השניה – הפקת חשבונית דיגיטלית באמצעות מערכות מקוונות כמו מורנינג – חשבונית ירוקה, המאפשרות הפקת חשבוניות מס ועוד מגווון רחב של מסמכים, בלי התעסקות עם ניירת, בצורה ממוחשבת.
מה ההבדל בין חשבונית מס, חשבון עסקה, קבלה וחשבונית-מס קבלה?
אז בואו נבין אחת ולתמיד מה ההבדל בין כל סוגי החשבוניות הללו.
- חשבונית מס: דרישה לתשלום על עסקה, כוללת מע"מ.
- חשבונית עסקה: חשבונית שלא כוללת מע"מ ומשמשת בעיקר עוסק פטור.חשבונית עסקה היא אינה מסמך חשבונאי ולא צריך לדווח עליה. עוסק מורשה רשאי להוציא חשבונית מס במקום חשבונית עסקה ולהעביר לרשויות המס את המע"מ שגבה. חשבונית עסקה אינה מחייבת את בעל העסק לשלם לרשויות המס את גובה המע"מ שגבה מהלקוח, ובמידה והלקוח שקיבל את חשבונית העסקה הוא עוסק מורשה, אין באפשרותו להשתמש בחשבונית לצורך ניכוי מס תשומות אלא רק בחשבונית מס
- קבלה: מסמך שמופק לאחר קבלת תשלום על המוצר/שירות.
- חשבונית מס-קבלה: מסמך שמשלב יחד שני מסמכים – חשבונית מס וקבלה. במקום להוציא חשבונית לפני התשלום וקבלה אחריו, מוציאים חשבונית מס-קבלה לאחר התשלום.
בעלי העסקים שמוציאים חשבוניות כאלו הם לרוב כאלה שמקבלים תשלום מיד לאחר דרישת התשלום, לדוגמה – אם תקנו ג'ינס בחנות בגדים, אין טעם שהחנות תוציא לכם חשבונית מס לפני התשלום וקבלה אחריו שכן מרווח הזמן בין שתי הפעולות הוא שניות בודדות.
בטבלה הבאה ניתן לראות את ההבדלים בין כל אחת מהחשבונית:
| פרמטרים | חשבונית מס | חשבונית עסקה | קבלה |
| מטרת המסמך | תיעוד העסקה ודרישת תשלום כולל מע"מ | דרישת תשלום ללא מע"מ | תיעוד קבלת התשלום |
| תיעוד מע"מ | חייב לכלול מע"מ | אינו כולל מע"מ | אינו כולל מע"מ |
| תיעוד תקבול | לא | לא | כן |
| אישור חוקי | כן | לא | כן |
| באיזה שלב בעסקה יש להפיק את המסמך | תלוי בסוג העסקה, אך לכל המאוחר תוך 14 יום ממועד קבלת התשלום/אספקת המוצר. (מומלץ להתייעץ עם רואה החשבון) | לכל המאוחר תוך 14 יום ממועד קבלת התשלום/אספקת המוצר | לאחר קבלת התשלום |
| מבנה המסמך | בהתאם לשדות החובה שקובע החוק עבור חשבונית מס | גמיש, אך רצוי שיכלול את כל פרטי העסק | פרטי התשלום המלאים |
| אפשרות לזיכוי/החזר | ניתן להוציא זיכוי | אין מנגנון זיכוי | ניתן להוציא החזר |
| מי מנפיק את המסמך? | עוסק מורשה | עוסק פטור | כל סוגי העוסק |
מה חשוב שיופיע בחשבונית?
כדי שהחשבונית המופקת תחשב חוקית ותוכר על ידי רשויות המס, היא חייבת לכלול כמה פרטים מינימליים – כפי שנקבע בתקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות). הפרטים המחייבים, כלומר כאלו שבלעדיהם חשבונית לא תיחשב תקינה, הם:
- מספר סידורי
- המילים המפורשות ״חשבונית מס״
- המילה ״מקור״ או הביטוי |נאמן למקור|, המסמל כי החשבונית היא העותק ולא הגרסה המקורית (נרחיב על עניין זה בהמשך)
- שם העסק וכתובתו
- מספר עוסק מורשה (יש שמגדירים זאת ח.פ)
- תאריך הוצאת החשבונית
- פרטי העסקה – המוצר/השירות/העבודה המוזמנים, כמויות וכדומה
- מחיר – ללא מע"מ ועם מע"מ
- חתימת בעל העסק או עורך החשבונית
כאמור, אם החשבונית הוצאה ללא אחד מהפרטים האלה (או יותר) – היא לא תיחשב חוקית ולא תוכל לשמש עדות לביצוע העסקה. אם לא תתוקן, העסקה שבגינה הופקה אף עלולה להיחשב ככזו שלא דווח עליה לרשות המיסים כראוי.
חשבונית מס אחת, שלושה עותקים
עניין שרבים לא מודעים לו – בטח ובטח אם מעולם לא ניהלו עסק בעצמם – הוא שחשבונית מס, ולמעשה כל מסמך חשבונאי שצריך ״להירשם בספרים״ מופקת למעשה בשלושה העתקים:
- מקור, אשר מועבר ללקוח
- עותק ראשון, אשר נשמר אצל בעל העסק
- עותק שני, אשר נשלח לרשויות המס ומהווה הוכחה להפקת החשבונית.
העותק המקורי של חשבונית המס צריך להימסר ללקוח, כאמור, ואסור להעביר לו העתק בלבד. אם המקור אבד, או אם הלקוח מבקש בעצמו עותק חלופי, אפשר להעניק לו את אותו עותק שבעל העסק מחזיק אצלו. אגב, מאחר שחוק ההתיישנות תקף לשבע שנים, לאחר שבע שנים ניתן לזרוק או להשמיד את העותקים שנשמרו.
נציין כי שלושת ההעתקים הם חלק מכל פנקס חשבוניות, כך שלכל חשבונית מס סידורית (בצבע לבן) יש עוד שני העתקים בצהוב ובוורוד. כמובן, גם בשירותים להפקת חשבונית דיגיטלית, כדוגמת מורנינג של חשבונית ירוקה, ניתן להפיק חשבוניות בשלושה עותקים: הם פשוט לא מופקים פיזית, כמובן, אלא נשמרים במערכת.
איך זה עובד? כאשר מופקת חשבונית מס דרך מערכת החשבוניות המקוונת, הגרסה המיועדת ללקוח תהיה באופן אוטומטי המקור, וכך תסומן בראש המסמך. אם נדרש להעביר את החשבונית לגורם נוסף (למשל, לרשויות המס, כחלק מהדיווח החודשי/השנתי), המערכת תיצור באופן אוטומטי גרסת עותק, נאמנה למקור, שתישלח לאותו גורם. כך המערכות האוטומטיות שומרות גם הן על הנחיות רשויות המס במלואן, מבלי שנידרש כבעלי עסק להתעכב על הפרטים אלו.
חישוב מקדמות מס הכנסה ומע"מ
מקדמות מס הכנסה ומע"מ משולמות לאורך השנה על ידי בעלי עסקים עצמאים או עוסקים מורשים במטרה להסדיר את התחייבויותיהם לרשויות המס לפני סוף השנה, והן מחושבות על בסיס החשבוניות. מועד הדיווח למע"מ נקבע לפי מועד הוצאת חשבונית המס עבור העסקה, בעוד מועד העברת המקדמות למס הכנסה נקבע לפי מועד הוצאת הקבלה.
אז מתי צריך לשלם את המקדמות?
מס הכנסה: משולמות ב-12 תשלומים חודשיים, כאשר הסכום בכל חודש מבוסס על ההכנסות שהיו לאותו עוסק בשנה הקודמת.
מע"מ: תשלום המע"מ חייב להתבצע לפי חוק המע"מ, כאשר כל חשבונית מס משמשת כבסיס לחישוב המע"מ שצריך להעביר לרשויות. המקדמות משולמות על פי דוח תקופתי (חודשי או דו-חודשי), המתבסס על ההכנסות וההוצאות בעסקה.
ואיך מחשבים מקדמות?
מס הכנסה: חישוב המקדמות מתבסס על ההכנסות של העוסק בשנה הקודמת. מס הכנסה מחשבת את המקדמות על בסיס הנטו, כלומר אחרי חישוב הוצאות מוכרות.
מע"מ: בכל עסקה, מחשבים את המקדמה לפי שיעור המע"מ הרלוונטי (בישראל שיעור המע"מ הכללי לשנת 2024 עומד על 18%).לצורך ההמחשה, אם הוצאת חשבונית מס בסכום של 1,000 ש"ח (לא כולל מע"מ), עליך להוסיף את המע"מ (1,000 ש"ח * 18%) ולשלם את הסכום הכולל של 1,180 ש"ח.
שאלות ותשובות נפוצות
האם כל עסק מחויב להפיק חשבונית מס?
לא. עוסקים פטורים מפיקים קבלות בלבד ולא נדרשים להפיק חשבוניות מס, מכיוון שהם אינם גובים או מעביר מע"מ. כל שאר סוגי העסקים נדרשים להפיק חשבוניות.
מה עושים אם טעיתי בפרטי החשבונית?
אם הטעות מתגלה לאחר הפקת החשבונית, ניתן לתקן אותה באמצעות מסמך ביטול או חשבונית זיכוי נגדית, תלוי במצב. חשוב לציין את הטעות ולתעד את התיקון כדי לשמור על שקיפות מול הלקוחות, ולא פחות חשוב – מול רשויות המס. חשוב לזכור שמדובר במסמך חשבונאי ולכן אי אפשר פשוט למחוק אותו.
מה לעשות אם הלקוח רוצה לשלם במזומן?
אם לקוח מבקש לשלם במזומן, יש לעמוד בדרישות חוק המזומן בישראל. נכון לשנת 2024, הסכום המקסימלי לעסקאות במזומן מוגבל בהתאם לסוג העסקה (כמו עסקת צרכן מול עסק או בין עסקים). בכל מקרה, העסקה צריכה להיות מתועדת על ידי הנפקת חשבונית מס או קבלה.
האם יש להפיק חשבונית מס על מקדמה?
כן, אם מקדמה מתקבלת, יש להפיק חשבונית מס וחשבונית במועד קבלת התשלום, גם כאשר העסקה טרם הושלמה. לאחר סיום העסקה, יש לעדכן את יתרת התשלום באמצעות הפקת חשבונית נוספת או באמצעות תיעוד סכום המקדמה במסמכים הרלוונטיים.
האם תמיד צריך לגבות מע"מ על חשבונית מס?
לא תמיד. ישנם מקרים שבהם חשבונית מס פטורה ממע"מ:
- עסקאות מול גורמים בחו"ל (יצוא) עשויות להיות פטורות ממע"מ בתנאים מסוימים.
- עסקים הפועלים בתחומים שהוגדרו כפטורים ממע"מ, כמו שירותי הוראה ואחרים.
- חשוב לבדוק את ההנחיות הרלוונטיות לכל מקרה מול רואה חשבון או יועץ מס.
